Die KI ist da. Die Daten kommen per Fax. Das Bild ist zugespitzt, die Situation dahinter dürfte dir bekannt vorkommen: Für eine Antwort musst du erst mehrere Quellen durchsuchen. Das Angebot liegt im E-Mail-Postfach, eine Ergänzung im Chat und die aktuelle Kalkulation in einer Excel-Datei.
Beim Zusammensuchen geht es auch um Zusammenhänge. Welche Version gilt? Zu welchem Kunden gehört der Anhang? Hat jemand die Änderung aus dem Telefonat festgehalten? Oft können nur einzelne Mitarbeitende diese Fragen beantworten, weil sie die Vorgeschichte kennen.
Wenn KI mit Unternehmenswissen arbeiten soll, braucht sie Zugriff auf die relevanten, freigegebenen Informationen. Dazu gehören verständliche Inhalte und eine erkennbare Herkunft. Fehlende Unterlagen und widersprüchliche Datenstände erschweren verlässliche Antworten.
E-Mails, Chats, Tabellen, Papierakten, Fax und Cloud-Ordner erfüllen jeweils ihren Zweck. Entscheidend ist, wie du die darin enthaltenen Informationen einem Vorgang zuordnest und wiederfindest. Ein eingescanntes Dokument braucht beispielsweise lesbaren Text und die passende Zuordnung, damit es sich sinnvoll weiterverarbeiten lässt.
Eine gemeinsame Anlaufstelle kann die Suche erleichtern. Dafür müssen die Quellen passend erschlossen und Zugriffsrechte berücksichtigt werden. Du kannst mit einem überschaubaren Ablauf beginnen, etwa der Zusammenstellung aller Informationen für ein Kundenangebot.
Nimm zunächst auf, welche Informationen dieser Ablauf benötigt und wo sie liegen. Kläre anschließend Zuständigkeiten, gültige Versionen und eine einheitliche Zuordnung. Verbinde geeignete Quellen und prüfe mit konkreten Fragen, ob die Antworten vollständig sind und sich an den Originalunterlagen nachvollziehen lassen.
Wo suchst du heute am längsten nach Informationen? Lass uns gemeinsam schauen, wie deine Daten besser nutzbar werden und welche Rolle Automatisierung und KI dabei übernehmen können. Jetzt Kontakt aufnehmen.